Munkavállalói szabadság- és távollétnyilvántartó adatkezelési tájékoztató

Hatályos: 2026. július 15.
Verzió: 1.1

1. Az adatkezelő

Cordys Holding Zrt.
Székhely: 3580 Tiszaújváros, Ipari park, Kandó Kálmán utca 2310/1.
Adószám: 11859365-2-05
Cégjegyzékszám: 05-09-007690
E-mail: info@cordys.hu
Telefon: +36 49 540 335

A jelen tájékoztató a Cordys Holiday rendszer használatára és az abban nyilvántartott alábbi társaságok munkavállalóinak adataira terjed ki:

• Cordys Credit;
• Cordys Holding;
• Golden Palace Göd;
• Hotel Golden Palace;
• Perfect Construct.

2. Az adatkezelés célja

Az adatkezelés célja a munkaviszonyhoz kapcsolódó szabadságok, betegszabadságok és egyéb távollétek nyilvántartása, a kérelmek benyújtása és jóváhagyása, az éves keretek kezelése, a bérszámfejtés támogatása, a munkaszervezés, valamint a rendszer biztonságos és ellenőrizhető működtetése.

3. A kezelt adatok köre

A rendszer az alábbi adatokat kezelheti:

• név, e-mail-cím és adóazonosító jel;
• munkakör, foglalkoztató társaság és alkalmazáson belüli szerepkör;
• szabadság- és távolléti jogcím, időszak, naprész és napok száma;
• éves jogosultság, felhasználás, fennmaradó keret és korrekciók;
• kérelemhez tartozó megjegyzések, döntések és eseménydátumok;
• a távollét igazolására feltöltött dokumentumok;
• belépési, jogosultsági és biztonsági események időpontja és eredménye;
• belépéskor használt IP-cím, a böngésző és az operációs rendszer technikai adatai, valamint a megkísérelt belépéshez tartozó e-mail-cím.

Az egészségi állapotra utaló igazolások és távolléti adatok különleges személyes adatot tartalmazhatnak. Ezekhez kizárólag a feladatuk ellátásához szükséges jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá.

4. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja elsősorban az adatkezelőre mint munkáltatóra vonatkozó jogi kötelezettségek teljesítése, továbbá a munkaviszony teljesítése és az adatkezelő jogos érdeke a munkaerő-tervezés, a jogosultságkezelés és az informatikai biztonság biztosítására.

Az egészségi állapotra vonatkozó adatok kezelése a foglalkoztatást, valamint a szociális biztonságot és szociális védelmet szabályozó jogi kötelezettségek és jogosultságok teljesítéséhez szükséges mértékben történik.

A belépési és biztonsági napló kezelése az adatkezelő jogos érdekén alapul. Célja a jogosulatlan hozzáférési kísérletek felismerése, a fiókbiztonsági események kivizsgálása és az informatikai rendszer védelme.

A tájékoztató tudomásulvétele nem az adatkezeléshez adott hozzájárulás. A rögzítés azt igazolja, hogy az érintett a tájékoztatást megkapta és megismerte.

5. Hozzáférés és adattovábbítás

Az adatokhoz kizárólag a munkakörük és rendszerbeli szerepkörük alapján jogosult személyek férhetnek hozzá, különösen:

• a saját adatokhoz az érintett munkavállaló;
• az adott társaság kérelmeihez az ügyvezető és a szabadságügyintéző;
• a bérszámfejtéshez szükséges adatokhoz a bérszámfejtő;
• a rendszer működtetéséhez szükséges adatokhoz a rendszergazda;
• a belépési és biztonsági naplóhoz kizárólag a rendszergazda.

Az adatkezelő az adatokat jogszabályi kötelezettség, hatósági megkeresés vagy a bérszámfejtési és informatikai feladatok teljesítése céljából adatfeldolgozó vagy hatóság részére továbbíthatja. Az alkalmazás nem végez automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást.

6. Adatbiztonság

Az adatkezelő szerepköralapú hozzáférést, naplózást, titkosított HTTPS-kapcsolatot, biztonsági mentést és az emelt jogosultságú fiókoknál kétfaktoros hitelesítést alkalmaz. A sikertelen és sikeres belépések, a kétfaktoros hibák, a túl sok próbálkozás miatti korlátozások és a kijelentkezések visszakereshető biztonsági naplóba kerülnek. A napló jelszót, hitelesítő kódot és helyreállító kódot nem tárol.

A feltöltött igazolások nem nyilvános tárhelyen kerülnek tárolásra, és kizárólag ellenőrzött letöltési útvonalon érhetők el.

7. Megőrzési idő

• A felhasználói fiók és az aktív jogosultságok a foglalkoztatási jogviszony, illetve a rendszerhasználati jogosultság fennállásáig kezelhetők.
• A szabadság-, távollét- és bérszámfejtési adatokat az adatkezelő a vonatkozó munkaügyi, adózási, társadalombiztosítási és számviteli megőrzési kötelezettségek lejártáig őrzi meg.
• Az igazolásokat az igazolási, munkaügyi és bérszámfejtési cél, illetve az esetleges jogi igény érvényesíthetőségének megszűnéséig kezeli.
• A jelen tájékoztató tudomásulvételének igazolását az érintett fiókjához kapcsolódó elszámoltathatósági időszak végéig őrzi meg.
• A belépési és egyéb biztonsági eseménynaplókat az alkalmazás legfeljebb egy évig őrzi meg.

8. Az érintett jogai

Az érintett kérheti:

• a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést;
• a pontatlan adatok helyesbítését;
• a jogszabályban meghatározott esetekben az adatok törlését vagy kezelésük korlátozását;
• tájékoztatást az adatkezelésről;
• jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozhat az adatkezelés ellen.

A kérelmek az info@cordys.hu címen vagy az adatkezelő postai címén nyújthatók be.

Az érintett panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Web: https://www.naih.hu

Az érintett jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat.

9. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő a tájékoztató lényeges módosításakor új verziót tesz közzé. Az új verzió megismerését a rendszer ismételten kérheti a felhasználótól.